Muchos trabajadores están familiarizados con el payroll, que no es más que el pago de nómina, es decir, cuando los empleadores le pagan a sus empleados por sus servicios. En este caso, payroll sería sinónimo de “nómina”. Ahora bien, en los Estados Unidos, payroll tiene un doble sentido. Si bien puede significar la nómina, también podría englobar el pago de los impuestos al salario o impuestos federales.
Quédate con nosotros y aprende en minutos todo lo que necesitas saber sobre la nómina, desde su esquematización hasta esas tareas que las empresas prefieren delegar en una compañía especializada.
¿Qué es payroll?
Si tuviéramos que definir el payroll en palabras simples -pero sin dejar nada afuera- diríamos que es el proceso mediante el cual una empresa -de cualquier tamaño- le paga a sus empleados. Por tanto, el proceso de payroll incluiría la emisión y entrega del salario en cheques girados a nombre del trabajador o la programación de transferencias bancarias para que el dinero llegue directamente a la cuenta del destinatario.
Por la complejidad que supone el pago del salario, el proceso de payroll también incluiría elaborar los registros de los pagos, la emisión de boletas y el pago de los impuestos a nombre de los empleados. Finalmente, a través de la nómina, las empresas pueden evaluar los salarios anuales de sus empleados para temas fiscales y laborales.
Nota: Como ves, cuando una empresa habla de payroll puede referirse a toda su fuerza laboral o, mejor dicho, al costo que supone esa fuerza laboral. Si una compañía está haciendo payroll, se refiere a que está dedicada a procesar los cheques de pago, ordenar depósitos directos para sus empleados o calcular los impuestos.
¿Cómo funciona el payroll?
Técnicamente, el proceso de payroll empieza cuando un empleado completa su formulario W-4, ya que ahí es cuando la empresa tiene conocimiento de los detalles tributarios de ese trabajador. Durante el año, la información de ese Formulario W-4 reunirá todo lo que tiene que ver con los impuestos que el empleador le retiene a su empleado.
Una vez que el trabajador consigna el Formulario W-4 y comienza a trabajar para la empresa, esta le pagará su salario de forma regular, que puede ser semanal, quincenal o mensual. Dependiendo de las condiciones de su contratación, algunos empleados podrían recibir parte de su salario en un momento distinto al pago regular, como sucede con los bonos de productividad trimestrales o con el pago de comisiones al cierre de mes.Una vez que la dirección de recursos humanos calcule el salario bruto de ese empleado, le retendrá automáticamente -y sin necesidad de obtener una autorización del trabajador- los impuestos a la nómina, conocido también como impuestos FICA. Con estas contribuciones (y la emulación que haga el empleador) la empresa pagará todo lo que tiene que ser con Medicare y la Seguridad Social.
Sin embargo, los impuestos FICA no son los únicos que se calculan en este momento. Las empresas también tomarán en cuenta el impuesto sobre la renta federal y estatal. ¿Puede el empleador deducir otros montos de dinero del cheque de pago? ¡Por supuesto! Ejemplos de ello son los aportes a los planes de jubilación, el pago del seguro médico, cuotas sindicales, préstamos o contribuciones a la caridad.
Tal como se ha expuesto, hacer payroll incluiría todas estas tareas, es decir, calcular el salario bruto anual, retener los impuestos FICA, deducir las cantidades correspondientes al cheque de nómina (para impuestos sobre la renta, jubilación y similares), etc. Incluso las horas extra o el tiempo libre que se haya tomado el trabajador (remunerado o no) se calcula en esta fase.
Payroll y los registros de nómina
Hacer la nómina también significa llevar, ordenar y mantener los registros de cada operación. Las empresas deben tener un expediente aparte para cada empleado con todos los soportes correspondientes al pago y a sus deducciones. Justamente esta información es la que ayudará a la empresa a rellenar los formularios legales que necesiten y también a elaborar la Forma W-2 que le envía a los trabajadores para que puedan hacer sus declaraciones de impuestos.Importante: El conjunto de los cálculos de payroll de un empleado individual se denomina “registro de ingresos” Ese registro debe mantenerse en un archivo dentro de la compañía durante todo el tiempo que pase esa persona trabajando para ella.
¿Los empleadores hacen payroll por su cuenta?
No necesariamente. Los registros de nómina, el cálculo del salario bruto, llevar una lista de las horas extra y hacer todas las deducciones correspondientes puede ser complicado, en especial para una empresa pequeña o mediana. Es por eso que los empleadores suelen contratar un servicio externo de procesamiento de nómina o, al menos, un contador que trabaje de forma fija para la compañía.
¿Eso quiere decir que una empresa externa es quien establece el salario de los trabajadores? No. Solo se encarga del papeleo, por así decirlo. Por lo general, el trabajador y la empresa llegarán a un acuerdo sobre la remuneración anual durante la entrevista de trabajo. Este salario puede ser fijo o por hora.
En resumen, ¿qué es payroll?
Antes de irte, te dejamos algunos datos interesantes sobre el payroll. Esta información te servirá como cápsula informativa para que te lleves todo lo que necesitas de esta pequeña guía:
- El payroll comprende todo lo que tiene que ver con el pago de nómina de los trabajadores, desde mantener los registros de cada pago y deducción hasta la emisión de los cheques y transferencias.
- Payroll también engloba el cálculo de los impuestos al salario o impuestos FICA, el cálculo de los aportes de los empleadores y la retención que se le realice al trabajador para el pago de su impuesto sobre la renta.
- Por lo delicado y complicado de todo el proceso, las empresas prefieren contratar compañías externas o especialistas en contaduría y recursos humanos para llevar el payroll o nómina.